Le lettrage comptable est une opération, manuelle ou automatique, permettant de rapprocher des montants dans un compte de classe 4 (compte de tiers) avec leurs règlements. Il s’agit le plus souvent des comptes clients et fournisseurs. Cette manipulation présente un avantage considérable : elle permet de contrôler que les factures envoyées ou reçues ont bien été réglées ou payées. Educompta vous donne toutes les informations essentielles à retenir sur le lettrage comptable !
L’intérêt du lettrage en comptabilité
Dans la pratique, le lettrage comptable a pour but d’attribuer une lettre (ou le plus souvent une combinaison de lettres) à un montant au débit, afin de le faire correspondre à un autre au crédit. Généralement, cela permet de faire le lien entre une facture et son règlement.
- Affichage à l’écran des écritures non lettrées pour un meilleur suivi des comptes clients et fournisseurs
- Justification comptable du solde d’un compte de tiers
- Préparation plus aisée de la clôture comptable en facilitant l’établissement du bilan, par exemple avec le passage de provisions pour créances douteuses
Au terme du lettrage, il est donc possible de connaître précisément :
- Les factures clients non encore encaissées
- Les factures fournisseurs encore à payer
Grâce à une vision en temps réel, l’entreprise peut alors relancer plus facilement les clients en retard de paiement.
La fréquence du lettrage comptable
Il convient d’adapter la fréquence du lettrage à la taille de l’entreprise et au volume de factures qu’elle émet ou qu’elle reçoit. Cette opération est à mener régulièrement, en respectant les dates décidées par le comptable. Il peut s’agir par exemple de chaque fin de mois. Les factures qui ne sont pas lettrées nécessitent alors un traitement adéquat :
- Factures clients : vérification si le délai de paiement est dépassé avant de faire une relance
- Factures fournisseurs : détermination du niveau de trésorerie pour décider du meilleur moment pour procéder au règlement
Les méthodes de lettrage comptable
Il existe deux façons de mettre en place un lettrage en comptabilité : le lettrage manuel et le lettrage automatique.
Lettrage comptable manuel
Avec cette méthode, il est nécessaire de procéder à un rapprochement manuel, compte par compte, entre les factures et leurs règlements. Particulièrement lourde et chronophage, cette opération de pointage puis de lettrage demande un suivi rigoureux et surtout très régulier.
Lettrage comptable automatique
Le lettrage automatique peut être réalisé grâce à un logiciel comptable. Les factures sont alors automatiquement rapprochées de leurs paiements, même si ceux-ci sont multiples. Inversement, un paiement global peut être rapproché avec plusieurs factures, le logiciel comparant la somme de ces dernières avec le montant du paiement total.
Il est évident que ce type de lettrage fait gagner beaucoup de temps. Il convient cependant de rester très vigilent, en particulier quand une entreprise émet (ou reçoit) beaucoup de factures avec des montants similaires. Le lettrage automatique peut alors devenir dangereux dans ce cas, car erroné. Un contrôle manuel est toujours indispensable pour éviter tout problème du type :
- Relance d’un client alors que la facture a déjà été payée
- Paiement d’une facture fournisseur alors qu’elle a déjà été réglée
Exemple de lettrage comptable
Pour vous aider à mieux visualiser le principe d’une écriture lettrée, voici l’exemple d’une entreprise qui vend des marchandises le 01/09/N pour 6.000€ TTC, et le 01/10/N pour 3600€ TTC. Le règlement des deux factures, pour un montant total de 9.600€ TTC, est reçu par chèque de la part du client X le 15/10/N.
Enregistrement des opérations
Les écritures comptables suivantes doivent être passées en comptabilité :
- Journal de vente le 01/09/N :
| N° de compte | Libellé | Pièce | Débit | Crédit |
| 707 Vente de marchandises | Facture vente de marchandises | 01 | 5000 | |
| 44571 TVA collectée | Facture vente de marchandises | 01 | 1000 | |
| 411 Client X | Facture vente de marchandises | 01 | 6000 | |
| Total | 6000 | 6000 |
- Journal de vente le 01/10/N :
| N° de compte | Libellé | Pièce | Débit | Crédit |
| 707 Vente de marchandises | Facture vente de marchandises | 02 | 3000 | |
| 44571 TVA collectée | Facture vente de marchandises | 02 | 600 | |
| 411 Client X | Facture vente de marchandises | 02 | 3600 | |
| Total | 3600 | 3600 |
- Journal de banque le 15/10/N :
| N° de compte | Libellé | Pièce | Débit | Crédit |
| 411 Client X | Paiement factures 01 et 02 | Chèque 01 | 9600 | |
| 512 Banque | Paiement factures 01 et 02 | Chèque 01 | 9600 | |
| Total | 9600 | 9600 |
Lettrage comptable
Au moment de la consultation du compte clients 411, les deux factures et leur règlement global vont s’afficher. Ces opérations doivent être lettrées (manuellement ou automatiquement), de la façon suivante :
| Date | Libellé | Pièce | Débit | Crédit | Lettrage |
| 01/09/N | Facture vente de marchandises | 01 | 6000 | AAA | |
| 01/10/N | Facture vente de marchandises | 02 | 3600 | AAA | |
| 15/10/N | Paiement factures 01 et 02 | Chèque 01 | 9600 | AAA | |
| Total des mouvements | 9600 | 9600 | |||
| Solde comptable | 0 | 0 |
Grâce au lettrage, on peut constater que le client X n’a aucune facture en attente de paiement, sans quoi son solde serait débiteur.
En résumé
Preuve de la bonne gestion des factures par une entreprise, le lettrage permet de faire un rapprochement entre les comptes clients et fournisseurs avec les paiements correspondants. Ce point sur l’état du solde des comptes de tiers présente l’avantage d’optimiser l’analyse des données comptables.
