Très souvent utilisée en comptabilité, la balance est un état non obligatoire mais la plupart du temps essentiel. Celui-ci permet en effet d’obtenir une vue d’ensemble des comptes de l’entreprise.
Définition de la balance comptable
La balance comptable se présente sous la forme d’un tableau reprenant tous les comptes sur une période donnée, généralement l’exercice comptable. Elle peut également être éditée sur une période intermédiaire.
La balance comptable sert à vérifier le bon équilibre des comptes, selon le principe de la partie double. Trois balances principales sont couramment employées : générale, auxiliaire et âgée.
La balance comptable générale
La balance générale a pour objectif de détailler l’ensemble des comptes d’une entreprise, en respectant l’ordre du PCG (Plan Comptable Général). Les comptes sont ainsi listés chronologiquement, de la classe 1 à 7.
L’intérêt de la balance comptable générale est de visualiser le solde de chaque compte (débiteur ou créditeur). Souvent utilisé pour la révision des comptes, ce document mentionne pour chaque poste les informations suivantes :
- Numéro de compte
- Libellé du compte
- Total des débits
- Total des crédits
- Solde
Exemple de trame d’une balance générale :
| Compte | Libellé | Total débits | Total crédits | Solde | |
| Débiteur | Créditeur | ||||
| Total |
La balance comptable auxiliaire
La balance auxiliaire reprend seulement les comptes clients ou fournisseurs, c’est-à-dire ceux rattachés aux comptes 411 ou 401. Ce type de balance mentionne alors :
- Le numéro du compte
- Sa dénomination
- Le solde à l’ouverture de la période
- Le total des débits
- Le total des crédits
- Le solde à la clôture de la période
Exemple de trame d’une balance auxiliaire :
| Comptes clients / fournisseurs | Clients / Fournisseurs | Solde ouverture | Total débits | Total crédits | Solde clôture |
| Total |
La balance comptable âgée
La balance âgée est assez similaire à la balance auxiliaire. Elle reprend les mêmes mentions, mais en les détaillant davantage. Elle classe en effet les créances et les dettes en fonction de l’échéance de paiement, généralement par périodes de 15, 30 et 60 jours.
Concrètement, une balance âgée est une balance auxiliaire à laquelle on ajoute une ventilation des comptes selon leur exigibilité :
- Comptes clients : classement selon la date des paiements à recevoir
- Comptes fournisseurs : classement selon la date des paiements à réaliser
La balance âgée permet de suivre précisément l’encaissement des créances des clients, afin d’anticiper tout retard de règlement et de pouvoir faire les relances nécessaires en temps réel. Elle constitue également un outil assurant à l’entreprise d’être à jour du paiement de ses dettes aux fournisseurs.
Exemple de trame d’une balance âgée (clients) :
| Clients | Total créances | Créances échues | Créances à échoir | ||||
| à – de 30j | à – de 60j | à + de 60j | à – de 30j | à – de 60j | à + de 60j | ||
| Client 1 | |||||||
| Client 2 | |||||||
| Client 3 | |||||||
| Total |
Lire une balance comptable générale
La balance comptable donne une vue générale de l’ensemble des comptes mouvementés : comptes de bilan et de gestion.
Ce document intermédiaire en comptabilité permet de :
- contrôler les différents enregistrements comptables sur une période donnée
- analyser les comptes de l’entreprise (trésorerie, dépenses…) grâce à la lecture de leur solde
- réaliser le bilan et le compte de résultat dans le but de remplir la liasse fiscale annuelle de l’entreprise
- contrôler le paiement de la TVA
Exemple chiffré de balance comptable générale
| Compte | Libellé | Total | Total | Solde | Solde |
| Débit | Crédit | Débit | Crédit | ||
| 101000 | Capital | 100 000 | 100 000 | ||
| 215400 | Matériels industriels | 40 000 | 8 000 | 32 000 | |
| 218200 | Matériels de transport | 30 000 | 5 000 | 25 000 | |
| 218400 | Mobilier | 10 000 | 2 000 | 8 000 | |
| 401000 | Fournisseurs | 120 000 | 130 000 | 10 000 | |
| 411000 | Clients | 160 000 | 140 000 | 20 000 | |
| 512000 | Banques | 42 000 | 40 000 | 2 000 | |
| 607000 | Achats de marchandises | 250 000 | 250 000 | ||
| 610000 | Services extérieurs | 20 000 | 20 000 | ||
| 630000 | Impôts | 10 000 | 10 000 | ||
| 640000 | Charges de personnel | 200 000 | 200 000 | ||
| 660000 | Charges financières | 8 000 | 8 000 | ||
| 670000 | Charges exceptionnelles | 5 000 | 5 000 | ||
| 701000 | Ventes de produits finis | 455 000 | 455 000 | ||
| 760000 | Produits financiers | 9 000 | 9 000 | ||
| 770000 | Produits exceptionnels | 6 000 | 6 000 | ||
| Totaux | 895 000 | 895 000 | 580 000 | 580 000 |
Les soldes des comptes de bilan et de gestion s’interprètent de la façon suivante :
- Comptes
de bilan :
- Solde total débiteur = bénéfice
- Solde total créditeur = perte
- Comptes
de gestion :
- Solde total débiteur = perte
- Solde total créditeur = bénéfice
La balance et la détermination du résultat
La balance générale met en lumière le résultat de l’exercice en opérant la différence entre :
- le total des comptes de la classe 7
- le total des comptes de la classe 6
Ce montant va alors figurer au crédit du compte 120 en présence d’un bénéficie, ou au débit de compte 129 en cas de perte.
Construire une balance comptable
Il est donc rare de devoir la faire manuellement.
Dans tous les cas, il convient au préalable d’avoir effectué :
-La saisie des écritures sur la période concernée
-Les travaux de révision : épuration du compte 471000 et des comptes temporaires
Création d’une balance générale
La construction d’une balance générale nécessite de reprendre les comptes généraux mouvementés, l’un après l’autre, de la classe 1 à 7. Le total des soldes débiteurs et créditeurs doit être identique, sans quoi la balance serait déséquilibrée.
Création d’une balance auxiliaire
La construction d’une balance auxiliaire nécessite de reprendre les comptes auxiliaires mouvementés : comptes clients et fournisseurs. Ce type de balance est rarement équilibré et présente le plus souvent un solde créditeur ou débiteur.
Création d’une balance âgée
La construction d’une balance âgée demande de reprendre simplement les différents soldes de la balance auxiliaire et de les ventiler selon leur exigibilité et leur date d’échéance.
L’utilité de la balance comptable lors d’un contrôle
Le rôle de la balance comptable est prépondérant lors d’un audit par un commissaire aux comptes, ou pour tous types de contrôles de la comptabilité d’une entreprise :
- Le 1er contrôle repose sur le principe de la partie double : total des débits = total des crédits. Cela est une suite logique du respect de l’égalité lors de l’enregistrement des écritures comptables dans le journal.
- Le 2nd contrôle permet de vérifier l’égalité entre le solde des comptes de bilan et de gestion. Le résultat dégagé doit en effet être identique entre ces deux types de comptes.
La balance est également utilisée pour l’établissement des déclarations de TVA et sert de base à plusieurs contrôles arithmétiques, tels que le contrôle « base par taux ».
En résumé
Non obligatoire mais couramment employée par toutes les entreprises, la balance comptable est un formidable outil de suivi de l’activité. Elle donne une vision d’ensemble des comptes par période et permet le calcul du résultat, tout en étant utile lors d’opérations de vérification de la comptabilité.
