Les dettes fournisseurs sont l’un des éléments figurant au passif du bilan comptable. Notre article complet vous donne toutes les informations pour bien comprendre l’impact de ce poste au niveau de l’équilibre financier d’une entreprise.
Définition des dettes fournisseurs
Le bilan comptable reprend tous les postes d’actif et de passif d’une société. Comptablement, les dettes fournisseurs font partie du passif, puisqu’il s’agit d’une somme due à un tiers. Les dettes représentent donc un appauvrissement pour l’entreprise.
Les dettes fournisseurs font suite à la signature d’un contrat de fourniture de marchandises ou de services. Elles correspondent ainsi à des achats, non encore réglés au moment de l’édition du bilan (annuel ou à un instant donné), mais qui devraient l’être sans tarder.
La dette est enregistrée dès la livraison des marchandises ou une fois le service rendu, sur réception de la facture. Cependant, les délais de paiement entre professionnels expliquent que le règlement ne soit pas immédiat (exemple : paiement à 30 jours fin de mois).
Différence entre dettes et créances
Les termes créances et dettes ne doivent pas être confondus :
- Une créance (client) est une somme due par un client à l’entreprise
- Une dette (fournisseur) est une somme due par l’entreprise à un fournisseur
Cette différence se traduit dans le bilan comptable par une affectation opposée. Les créances sont en effet enregistrées à l’actif, alors que les dettes le sont au passif.
Paiement d’une dette fournisseur
Le délai de paiement d’une facture à un fournisseur n’est pas extensible à l’infini. Il est régi par la loi (Art. L441-10 du Code de commerce). Entre professionnels, ce délai ne peut être supérieur à 60 jours à partir de l’émission de la facture.
Il existe cependant une dérogation permettant de définir un délai maximal à 45 jours fin de mois (toujours à partir de l’émission de la facture). Attention, ce délai n’est applicable que s’il respecte les trois conditions suivantes :
- Délai convenu entre les parties
- Délai mentionné clairement dans le contrat
- Délai ne constituant pas un abus à l’égard du créancier
Officiellement, un point d’équilibre doit donc être trouvé, dans l’intérêt commun des parties. Dans la pratique, le rapport « client/fournisseur » penche toujours du côté de l’un ou de l’autre des acteurs en présence. Une entreprise qui débute est en effet le plus souvent obligée de se plier aux conditions de ses fournisseurs, afin de gagner leur confiance pour renégocier éventuellement des délais de paiement plus longs. À l’inverse, une firme importante peut imposer ses exigences à ses fournisseurs. Ceux-ci ne souhaitent pas se passer d’un client avec une puissance d’achat significative, gage d’un chiffre d’affaires régulier et d’un paiement garanti.
Dettes fournisseurs et impact au niveau de l’activité
L’analyse du poste des dettes fournisseurs dans le bilan permet d’obtenir de précieuses indications sur l’état de santé de l’entreprise.
Dettes fournisseurs faibles
Un poste de dettes fournisseurs peu élevé signifie que l’entreprise ne dispose que de délais de paiement courts pour régler ses fournisseurs. Cela peut éventuellement se traduire par le fait d’un manque de confiance des partenaires de l’entreprise, rechignant à accorder des délais plus longs.
Dettes fournisseurs élevées
Un poste important de dettes fournisseurs peut avoir deux explications :
- Les partenaires de l’entreprise lui font confiance en octroyant des délais de paiement longs.
- L’entreprise est très endettée et n’arrive pas à honorer le paiement de ses fournisseurs dans des délais courts. Il s’agit, dans ce second cas de figure, de la traduction de difficultés financières, plus ou moins temporaires.
Les « avantages » des dettes fournisseurs
L’étude des dettes fournisseurs permet à une entreprises de :
- Prévoir la trésorerie nécessaire et suffisante pour les honorer
- Se ménager, dans l’attente de leur paiement effectif, de la trésorerie via le fonds de roulement (les dettes étant justes enregistrées comptablement, elles ne représentent pas encore une sortie réelle de trésorerie)
La mention des dettes dans le bilan permet de ne pas dissimuler leur montant et leur impact futur au niveau de la trésorerie de la société, venant en déduction de son actif.
Calcul des dettes fournisseurs
Pour calculer les dettes fournisseur, il faudrait utiliser la formule :
Dettes fournisseurs = achats prévisionnels annuels HT x (1 + taux de TVA applicable) x (délai de paiement fournisseur/365)
Calculer les dettes fournisseurs permet de mesurer l’impact des achats sur la trésorerie de l’entreprise. Plus les dettes sont élevées, plus la société dispose d’une source de financement à court terme.
NB : il est important de respecter les échéances de paiement pour éviter les litiges avec les fournisseurs et les pénalités de retard.
Optimiser la gestion des dettes fournisseurs
Une bonne gestion des dettes fournisseurs permet d’améliorer la trésorerie, réduire le coût financier et renforcer les relations avec les partenaires commerciaux. Pour cela, il faudrait :
- Définir une politique de paiement adaptée à chaque fournisseur : il faudrait tout de même connaître sa situation financière, ses conditions générales de vente, sa fiabilité et ses qualités.
- Mettre en place un système d’information efficace qui va permettre de centraliser toutes les données concernant les factures fournisseurs. Ainsi, contrôler, valider et règles dans les délais ne seront plus un problème.
- Négocier avec les fournisseurs, des modalités de paiement avantageuses comme les délais supplémentaires, les escomptes, les échelonnements, etc.
- Anticiper les besoins de trésorerie et les risques de défaillance des fournisseurs en établissant des prévisions de paiement, en diversifiant les sources d’approvisionnement et en souscrivant des assurances et garanties.
Que faire en cas de situation de défaut de paiement ?
Lorsqu’une structure n’a pas d’argent pour régler les dettes fournisseurs, celle-ci peut recourir à plusieurs solutions :
- Négocier des délais de paiement plus long
- Solliciter des financements externes comme une avance de financement, un découvert à la banque, un crédit fournisseur, un affacturage. Ce sont des solutions qui permettent d’avoir des fonds rapidement pour honorer ses engagements, mais elles peuvent aussi coûter cher à l’entreprise. Par exemple, solliciter un financement externe peut alourdir l’endettement de la société.
- Réduire ses dépenses courantes : cela permet de limiter les recours à l’endettement et de trouver les marges de manœuvre financière. Pour cela, l’entreprise peut optimiser ses achats, renégocier ses contrats, diminuer ses charges fixes, etc.
- Vendre des actifs non stratégiques de l’entreprise. Il peut s’agir des stocks ou du matériel. Ainsi, la société va pouvoir dégager des fonds pour honorer ses engagements.
NB : il est vivement conseillé de ne pas attendre d’être en situation de défaut de paiement pour agir. Pour cela, il faudrait surveiller de temps à autre, son bilan comptable et son compte fournisseur afin d’éviter les risques financiers.
En résumé
Les dettes fournisseurs sont le résultat d’un accord sur les délais de paiement entre une entreprise et ses partenaires commerciaux. Elles permettent en ce sens d’analyser les relations avec les fournisseurs de la société.
Le bilan étant un document de référence, épluché lors d’une opération financière d’envergure ou d’une demande de crédit auprès d’une banque, il est vivement recommandé de contrôler l’équilibre du poste de dettes fournisseurs.
